Ab dem 27. November 2020 akzeptieren sämtliche Bundesbehörden grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im strukturierten Datenformat. Damit gehören Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format bei der öffentlichen Verwaltung bald der Vergangenheit an. Der Standard für diese elektronischen Rechnungen nennt sich XRechnung. Wer eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber ausstellt, muss diese im XRechnungsformat übermitteln, wenn der Auftragswert 1000 Euro übersteigt.
XRechnung – Was ist das?
Die XRechnung ist ein XML-basiertes, semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Der Standard XRechnung wurde am 22. Juni 2017 in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder in der Version 1.0 beschlossen. Mit dem Standard XRechnung konkretisiert Deutschland die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931 und setzt damit massgeblich die Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates um. Mit der Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung können elektronische Rechnungen seit April 2020 bundesweit einheitlich nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber gesendet werden.
Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Dadurch kann sie ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Die korrekte Adressierung und Weiterleitung dieser elektronischen Eingangsrechnungen wird durch eine strukturierte Identifikationsnummer ermöglicht, die sogenannte Leitweg-ID. Wer eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellt, bekommt dessen Leitweg-ID vorab mitgeteilt, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe. Die XRechnung ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Rechnungen, die als PDF per Mail verschickt werden oder nachträglich in elektronische Formate umgewandelt werden, sind jedocch keine elektronischen Rechnungen.
Welchen Vorteil hat die XRechnung?
Der grosse Vorteil elektronischer Rechnungsformate besteht darin, dass sie die Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen.
E-Rechnungen können automatisiert übertragen und weiterverarbeitet werden. Arbeitsabläufe, wie die Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen, werden dadurch deutlich verkürzt und optimiert. Zum Beispiel können die elektronischen Rechnungsinhalte aufgrund des einheitlichen Formats leichter validiert und fehlerfrei ausgelesen werden. Neben der Zeitersparnis ist die automatisierte Rechnungverarbeitung auch kosten- und umweltschonender.
Welche Unternehmen müssen XRechnungen verschicken?
Die XRechnungspflicht betrifft, abhängig vom Bundesland, alle Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber haben. Das können zum Beispiel Bauunternehmen sein, die regelmäßig Grossaufträge für die öffentliche Hand ausführen. Auch Dienstleistungsfirmen oder Lieferanten von Behörden müssen Rechnungen von mehr als 1000 Euro künftig auf das neue XRechnungsformat umstellen.
Ab wann ist das XRechnungsformat Pflicht?
Ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, im Rahmen öffentlicher Aufträge auf den elektronischen Rechnungsversand umzustellen. Viele Landes- und Kommunalverwaltungen ziehen in den kommenden Monaten und Jahren nach. Jedoch gelten in den einzelnen Bundesländern eigene gesetzliche Bestimmungen zum elektronischen Rechnungsaustausch. Are YOU ready for XRechnung?
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