top of page

File-schnell und Punkt-genau

«Gestern hatte ich es noch» – das ist einer der häufigsten Stoßseufzer in Büros, in denen viel oder ausschließlich mit Dokumenten und Bildern gearbeitet wird. Anders als in klassischen Unternehmenslösungen, mit denen der Wertfluss gesteuert werden kann, bleiben Dokumenten-Managementsysteme auch Jahrzehnte nach ihrer Einführung nur Stückwerk. Der Grund: Dokumente und andere nicht strukturierte Daten entziehen sich den traditionellen Speicher- und Suchverfahren.


Während das Archivieren dank ausgefeilter Scan-Technik inzwischen kostengünstig und schnell erfolgt, ist das Wiederauffinden wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Denn ein Dokumenten-File müsste erst beschrieben, verschlagwortet, indiziert werden, ehe das Wiederauffinden file-schnell und punkt-genau gelingen kann. Aber genau da hapert es bei den meisten Systemen. Der Aufwand zur Sicherung der Auffindbarkeit ist meist größer als das Suchen selbst. Und schließlich: Gestern hatte man es ja noch.


Doch für viele Berufe geht an einem ausgereiften Dokumenten-Management kein Weg vorbei. In Anwaltskanzleien beispielsweise werden inzwischen alle ein- und ausgehenden Schriftsätze eingescannt, um meterlange File-Cabins, Aktenschränke und Ordnerwände zu vermeiden. Dabei wird meist eine Projekt- oder Prozess-Kennzeichnung verwendet, unter der dann mit Hilfe standardisierter Office-Produkte das gewünschte Dokument wieder aufgefunden werden kann. Das klappt gut genug. Aber was ist, wenn man die Projektnummer nicht mehr parat hat?


Mit dem actesy-Framework lassen sich Dokumente ohne großen Aufwand indizieren. Dazu wird unterhalb der bestehenden IT-Infrastruktur eine actesy-eigene Datenbank angelegt, die nicht nur die Dokumente aufnehmen kann und archiviert. Sie ist auch die Basis für ein anwendungsintegriertes Workflow-Management, das sicherstellt, dass Dokumente richtig indiziert, rechtzeitig wieder vorgelegt und vorgangsorientiert abgelegt werden. Dabei ist die Integration mit bestehenden Lösungen – beispielsweise mit Microsoft Office – gar kein Problem.


Auch webbasierte Wissensplattformen lassen sich so problemlos mit Hilfe des actesy-Frameworks realisieren. Denn für die zugrundeliegende Datenbank ist es egal, ob die Daten direkt vom Desktop oder mobil aus dem Web aufgerufen werden. Mehr noch: mit den Suchfunktionen im Internet lassen sich webbasierte Dokumenten-Plattformen komfortabel auch für dezentrale Organisationen nutzen.

In einem aktuellen Projekt realisieren wir mit dem actesy-Framework dazu ein Community-Network, das als Plattform für unterschiedlichste Angebote rund um das Kind dient. Angefangen bei Ratgebern für Erziehung und Gesundheit bis zu konkreten Service-Angeboten wie Ärzte, Beratungsstellen oder Medieninhalten werden so zusammengefasst und für Eltern und Sorgeberechtigte auffindbar gemacht. Dass dabei sowohl strukturierte Daten als auch unstrukturierte Dokumente eingesetzt werden, macht der Auffindbarkeit der Inhalte keinen Abbruch: File-schnell und punkt-genau

Und was können wir für Sie tun?

Unser Versprechen lautet: Wir sichern Ihre Informationen, weil wir schnell, flexibel und innovativ sind. Skeptisch? Dann testen Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme unter info@actesy.com

Wir sehen uns – in Ihrem nächsten Digitalprojekt.

コメント


bottom of page