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Fallstricke bei der Beschaffung neuer Software

«Lastenheft» und «Anforderungskatalog» sind auch im KMU-Umfeld unabdingbar


Nehmen wir an, Sie erhalten aufgrund von diversen Gesprächen mit möglichen Anbietern jeweils ein Angebot. Da Sie den Anbietern keine konkreten Vorgaben (schriftliche Anforderungen) gemacht haben, sondern einfach mit Ihnen gesprochen haben, wird es fast unmöglich, die Angebote untereinander zu vergleichen. Denn bei einem Anbieter sind Sie mehr auf eine Anforderung eingegangen als beim anderen. Das bedeutet, dass der eine Anbieter den Fokus mehr auf eine spezifische Anforderung gerichtet hat als ein anderer.


Aus diesem Grund ist es bei jeder Beschaffung von Software oder Hardware wichtig, ein Lastenheft sowie einen Anforderungskatalog zu erstellen. Wird dies nicht gemacht, hat man später auch keine Möglichkeit zu überprüfen, ob die Anforderungen und Ziele erfüllt wurden oder nicht.


Aber was genau ist ein Lastenheft?


Grundlagen Lastenheft


Mit einem Lastenheft (auch Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Kundenspezifikation oder Anwenderspezifikation genannt) wird die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferung und Leistung eines Auftragnehmers beschrieben.


Die Anforderungen müssen in einem Lastenheft so allgemein wie möglich und so einschränkend wie nötig formuliert werden. Somit hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, eine passende Lösung (z. B. eine Software) zu erarbeiten, ohne in seiner Lösungskompetenz durch zu konkrete Anforderungen eingeschränkt zu werden.

Der Auftraggeber kann das Lastenheft in einer Ausschreibung verwenden und an mehrere potenzielle Auftragnehmer verschicken. Die Auftragnehmer erstellen beim Beantworten des Lastenhefts ein Pflichtenheft, welches in konkreter Form beschreibt, wie sie die Anforderungen im Lastenheft zu lösen gedenken. Aufgrund einer Kosten- /Nutzenanalyse hat der Auftraggeber dann die Möglichkeit, den für ihn geeignetsten Anbieter oder das geeignetste Produkt auszuwählen.


Inhalt eines Lastenhefts


Ein Lastenheft sollte wie folgt aufgebaut sein:


· Einleitung

· Beschreibung der Ist-Situation

· Beschreibung des Soll-Zustands

· Evtl. Beschreibung von Schnittstellen

· Funktionale Anforderungen (Was soll das Produkt tun?)

· Nicht-funktionale Anforderungen (Wie gut soll das System die Leistung erbringen?)

o Benutzbarkeit (Benutzerfreundlichkeit)

o Zuverlässigkeit

o Effizienz

o Änderbarkeit

o Übertragbarkeit

o Wartbarkeit

· Risikoakzeptanz

· Skizze des Entwicklungszyklus und der Systemarchitektur

· Lieferumfang

· Abnahmekriterien


Tipp: Erstellen Sie das Lastenheft gemeinsam mit den Mitarbeitern, welche die Abläufe kennen, denn so wird vermieden, dass falsche bzw. ungenaue Anforderungen an eine neue Software gestellt werden.


Die Anforderungen und Erwartungen sollen so formuliert werden, dass sie später die Erfüllung objektiv beurteilen können.


Falls sich im Lastenheft vertrauliche Inhalte befinden, lassen Sie sich von den Anbietern zuerst eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben, bevor Sie das Lastenheft weitergeben.


Wie detailliert soll ein Lastenheft sein?


Werden die Anforderungen nur grob spezifiziert, kann es sein, dass der Lieferant eine unbrauchbare IT-Lösung/ Software liefert und der Vertrag aus rechtlicher Sicht trotzdem als erfüllt gilt.


Für eine detaillierte Spezifikation sollte eine Anforderungsanalyse mit den Methoden des Requirements Engineering durchgeführt und entsprechende Zeit investiert werden.


Ein umfangreiches und detailliertes Lastenheft ist allerdings auch kein Garant für eine gute IT-Lösung, da es nicht der alleinige Einflussfaktor ist. Es hängt viel davon ab, wie engagiert der Lieferant mit Ihnen an einer guten IT-Lösungsimplementierung arbeitet.


Folgende Punkte sollten zwingend im Detail spezifiziert werden:


· Geforderte Liefergegenstände und -leistungen

· Zu unterstützende Geschäftsprozesse

· Zu verwaltende Daten (Daten-Anforderungen)

· Wichtige/Kritische Funktionen

· Daten-Schnittstellen


Das Engagement des Lieferanten sollte bereits in der Phase der Pflichtenhefterstellung erkennbar sein. Falls Sie bereits zu diesem Zeitpunkt Zweifel haben, dass der Lieferant eine gute Lösung liefern wird, sollten Sie das Gespräch mit dem Lieferanten (Management) suchen. Im schlimmsten Fall müssten Sie den Anbieter austauschen, aber lieber früher als später, da dies sonst viel höhere Kosten zur Folge hat.


Muss und Kann-Kriterien


Es ist sinnvoll bereits im Lastenheft die Anforderungen in «Muss»- und «Kann»-Anforderungen zu unterteilen. So ist für den Anbieter klar ersichtlich, welche Anforderungen zwingend und welche «Nice to have» sind.


Der Unterschied zwischen «Muss»- und «Kann»-Anforderungen wird untenstehend beschrieben:


Muss-Anforderung: Eine Anforderung mit einem Muss-Kriterium (Must-have) ist für die vorgesehene Anwendung unbedingt erforderlich. Unterstützt die angebotene Lösung ein Musskriterium nicht, ist diese für den geplanten Einsatzzweck nicht brauchbar.


Kann-Anforderung: Bei den Kann-Kriterien (Nice to have) handelt es sich um Verbesserungen des Angebots, diese sind aber nicht zwingend nötig.


Unabhängige Unterstützung durch actesy


Falls Sie bei der Erstellung eines Lastenhefts und/oder dem Anforderungskatalog Unterstützung benötigen, können wir Sie gerne in diesem Prozess begleiten und beraten. Actesy kann dabei als vollständig unabhängiger Berater mit über 30-jähriger IT-Erfahrung punkten. Diese Unabhängigkeit ergibt sich dadurch, da actesy keine betriebswirtschaftliche Software verkauft und somit auch keine Partei Präferenz für einen möglichen IT-Anbieter hat, sondern selbst nur als Datenorchestrierer und Integrator tätig ist. Die Erfahrung aus einer Vielzahl an verschiedenen IT-Projekten hilft jedoch gerade auch KMUs bei der Erstellung der Anforderungen als auch Auswahl einer geeigneten Softwarelösung für die Zukunft. So haben Sie immer einen unabhängigen und erfahrenen Partner an Ihrer Seite, welche Ihnen bedarfsgerecht und unkompliziert in allen Bereichen der IT helfen kann.

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