In einer heterogenen Umgebung, wie sie gerade bei der Verwaltung unterschiedlichster Immobilien vorzufinden ist, besteht eine der größten Herausforderungen darin, die unterschiedlichsten Prozesse sorgfältig abzubilden. Das reicht vom schlichten Wachdienstrundgang über die Verwaltung von Wartungsaufgaben bis hin zu Mietpreisspiegeln und Mieterangaben. Natürlich gibt es dafür ausgefeilte Softwarepakete, die vom Projektmanagement bis zum Facility-Management alles abdecken.
Allerdings ist es nicht unbedingt leicht, die unterschiedlichsten Anwendungen miteinander zu verknüpfen. In vielen Fällen besteht auch gar kein Bedarf an Integration über alle Objekte und Prozesse. Da reicht es oftmals, wenn vor Ort aussagekräftige Checklisten dafür sorgen, dass alle Prozesse nach den gleichen Standards erfolgen. Und diese Checklisten werden nicht selten mit einem kostengünstigen Tool gepflegt: Microsoft Excel.
Tabellen und Listen mit Excel zu führen, hat unverkennbare Vorteile: Die Software beherrscht praktisch jeder intuitiv, sie ist meist ohnehin im Office-Paket vorhanden und die Listen lassen sich leicht editieren, kopieren und gestalten. Allerdings: Je mehr Daten und Formeln in den Listen hinterlegt werden, desto schwieriger wird es, die Berechnungen nachzuvollziehen. Und wenn doch einmal Daten aus den Excel-Listen in andere Anwendungen übertragen werden sollen, hilft meist nur «Copy and Paste» – mit all seinen potentiellen Fehlerquellen.
Konkretes Anwendungsbeispiel
Immobilien-Management mit Excel
FALL 1 In einem konkreten Kundenprojekt haben wir dafür gesorgt, dass die für unterschiedliche Immobilien existierenden Excel-Tabellen für die Wartung und Pflege zu einer umfassenden Wartungs-Datenbank mit Personal- und Projektplanung zusammengefasst wurden.
Dazu haben wir die Daten aus Excel in eine gemeinsame Datenbank überführt und die Business Logik mit Hilfe des actesy Metadaten-Frameworks in eine eigene Anwendung übernommen, zu der zusätzlich eigene Benutzeroberflächen entwickelt wurden. Damit hatten auch die mobilen Mitarbeiter vor Ort über Tablets jederzeit Zugriff auf die zentral abgelegten Planungsdaten.
FALL 2 In einem zweiten Projekt wurden die personenbezogenen Daten aus den Excel-Tabellen übernommen und entsprechend der Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor dem unerlaubten Zugriff Dritter geschützt. Dazu wurde ebenfalls eine eigene Datenbank aufgebaut, in die mit dem Excel Easy Adaptor die Mieterinformationen zusammengefasst wurden. Der Clou: Die bestehenden Excel-Anwendungen zum Beispiel für den Briefversand oder zur Weiterleitung an das Rechnungswesen konnten weiter genutzt werden.
Mit dem actesy Excel Easy Adaptor ist es möglich
Excel-Daten in eine relationale Datenbank zu übernehmen
Excel-Formeln in klassische Business Logik umzuwandeln
Excel-Anwendungen in die eigene Firmen-IT zu integrieren
Excel-Anwendungen über Schnittstellen in die IT-Prozesse einzubeziehen
Excel-Varianten und Release-Stände zu verwalten
In Excel hinterlegte Formeln und Bezüge zu dokumentieren
In eigenen Bildschirmmasken auf Excel-Funktionen zurückzugreifen
Excel-Anwendungen für die mobile Nutzung vorzubereiten
Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte auf info@actesy.com
